۱- کتاب ارائه‌ شده به ‌عنوان اثر تصنیفی باید تک ‌نویسنده باشد. (الزام این بند تنها در مفاد تبصره ۴ بند ۱۳ جدول شماره ۳-۱ آیین نامه ارتقای اعضای هیئت علمی است)
۲- پس از ثبت درخواست ترفیع/ ارتقای متقاضی و پیش از طرح و بررسی اثر در کمیته منتخب (دانشکده)، کتاب مورد نظر می بایست توسط دبیرخانه هیئت ممیزه به ‌منظور احراز تصنیفی‌ بودن، برای سه داور متخصص در حوزه تخصصی متقاضی(خارج از دانشگاه) ارسال شود. داوران مذکور نباید دارای برونداد پژوهشی مشترک با متقاضی باشند.
۳- ضروری است همراه با نسخه کتاب، مدارک و مستندات ذیل برای داوران ارسال شود :
الف) تعریف کتاب تصنیفی به شرح زیر :
«کتاب تصنیفی، اثری است که حداقل بیست درصد آن دربردارنده دیدگاه‌های جدید و نوآوری‌های نویسنده باشد و با تحلیل یا نقد دیدگاه‌های دیگران در موضوعی مشخص همراه باشد.» قابل ذکر است که طبق تعریف بالا، منظور از ۲۰ درصد، استفاده از ۲۰ درصد منابع و مقالات علمی متقاضی نیست، بلکه مقصود ارائه ۲۰ درصد دیدگاههای جدید و نوآورانه است.
ب) نامه خوداظهاری متقاضی که می بایست در آن بخش‌ها و صفحاتی از کتاب که با تعریف فوق مطابقت دارد را به ‌صورت دقیق (دیدگاه های جدید و نوآوری ها و تحلیل و نقد دیدگاه ها) مشخص نماید.
ج) مقالات علمی متقاضی که در تصنیف کتاب مورد استفاده قرار گرفته و مشخصات آن‌ها در فهرست منابع کتاب درج شده است.
بدیهی است بررسی و امتیازدهی به کتاب‌های تصنیفی در پرونده‌های ترفیع/ ارتقا منوط به رعایت کامل شرایط فوق و وصول نظر داوران و احراز تصنیفی ‌بودن اثر بر اساس ضوابط مقرر در آیین‌نامه خواهد بود.